E-Rechnung ab 2027: Was Freelancer JETZT wissen müssen

Die E-Rechnung im B2B-Geschäft kommt nicht irgendwann — sie ist seit 2025 in vollem Gange, und ab 2027 wird sie für viele zur Pflicht beim Versenden. Das Tückische: Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. In diesem Artikel erfährst du, welche Fristen für dich gelten, was rechtlich überhaupt als E-Rechnung zählt und was du als Freelancer schon heute tun solltest — ohne Panik, aber rechtzeitig.

Was ist eine E-Rechnung — und was nicht

Hier liegt das häufigste Missverständnis. Eine E-Rechnung ist nicht „eine Rechnung, die digital verschickt wird". Eine PDF im Anhang einer E-Mail gilt nach der neuen Definition als sonstige Rechnung, nicht als E-Rechnung.

Eine echte E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz in einem maschinenlesbaren Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland sind dafür im Wesentlichen zwei Formate relevant:

• XRechnung — ein reines XML-Format, vor allem im Behördenumfeld verbreitet.
• ZUGFeRD (ab Version 2.x) — ein Hybridformat: eine ganz normale PDF, in die der strukturierte XML-Datensatz eingebettet ist. Für Menschen lesbar, für Maschinen auswertbar.

Merksatz: Eine PDF, die ein Mensch liest, ist noch keine E-Rechnung. Erst die eingebetteten oder strukturierten Daten machen sie zu einer.

ZUGFeRD ist für Freelancer meist der angenehmere Weg, weil du und dein Kunde dieselbe Datei sehen wie bisher — der Computer findet im Hintergrund trotzdem die strukturierten Felder.

Die Fristen im Überblick

Der Gesetzgeber hat den Übergang gestaffelt. Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Empfangen und Senden.

Zwei Dinge, die oft untergehen:

• Die Pflicht betrifft B2B — also Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland. Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind davon nicht erfasst.
• Während der Übergangszeit darfst du weiterhin Papierrechnungen verschicken — eine PDF oder ein anderes elektronisches Format ist allerdings nur erlaubt, solange dein Kunde dem zustimmt. Sobald er auf einer E-Rechnung besteht, musst du liefern können.

Empfangen-Können ist schon jetzt Pflicht

Das ist der Punkt, den viele Freelancer übersehen: Die Sende-Frist mag noch zwei Jahre entfernt sein — die Empfangspflicht gilt aber bereits seit Anfang 2025, und zwar für alle, auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG.

Konkret heißt das: Wenn dir ein Geschäftskunde heute eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei schickt, musst du in der Lage sein, sie entgegenzunehmen und zu verarbeiten. In der Praxis reicht dafür in der Regel:

• eine funktionierende E-Mail-Adresse (mehr braucht der Empfang technisch oft nicht — die Datei kommt als Anhang) und
• ein Weg, die strukturierten Daten lesbar zu machen und für die Aufbewahrung korrekt zu archivieren.

Du musst die XML-Datei also nicht von Hand entziffern. Aber du brauchst ein Werkzeug oder eine Software, die dir den Inhalt anzeigt — und du musst die Datei im Originalformat aufbewahren (die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Rechnungen gelten unverändert weiter).

Was du als Freelancer jetzt konkret tun solltest

Du musst nicht alles auf einmal umstellen. Eine sinnvolle Reihenfolge, Stand 2026:

1. Empfang sicherstellen. Sorge dafür, dass du eingehende E-Rechnungen öffnen, lesen und revisionssicher ablegen kannst. Das ist die einzige Pflicht, die heute schon greift.
2. Format wählen. Überleg dir, ob ZUGFeRD oder XRechnung für deine Kunden passt. Für die meisten Solo-Selbständigen ist ZUGFeRD der pragmatische Standard.
3. Sende-Fähigkeit vorbereiten. Auch wenn deine Sende-Pflicht erst 2027 oder 2028 greift: Wenn ein Kunde früher danach fragt, willst du nicht improvisieren. Ein Tool, das E-Rechnungen erzeugt, nimmt dir das ab.
4. Stammdaten prüfen. E-Rechnungen sind streng bei den Pflichtfeldern — fehlt etwas, lehnt das System des Empfängers die Rechnung schlimmstenfalls ab. Geh deine Pflichtangaben-Checkliste einmal sauber durch.

Gilt das auch für Kleinunternehmer?

Beim Empfangen ja: Als Kleinunternehmer (Umsatzgrenzen seit 2025: 25.000 € im Vorjahr / 100.000 € im laufenden Jahr) musst du E-Rechnungen entgegennehmen und archivieren können, genau wie alle anderen.

Beim Senden gibt es dagegen eine ausdrückliche Erleichterung: Kleinunternehmer sind von der Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, befreit — und zwar dauerhaft, auch nach 2028 (geregelt in § 34a UStDV, eingeführt mit dem Jahressteuergesetz 2024). Du darfst deinen Geschäftskunden also weiterhin eine Papier- oder PDF-Rechnung schicken; mit deren Zustimmung beim elektronischen Format. Du darfst freiwillig auf E-Rechnung umstellen, musst es aber nicht. Wer es tut, hat den Vorteil, dass der Hinweis auf die Steuerbefreiung sauber ins strukturierte Format wandert und beim Empfänger nicht aneckt.

Häufige Irrtümer

• „Eine PDF reicht doch." Nein — nicht im Sinne der E-Rechnungspflicht. Ohne strukturierte Daten ist es eine sonstige Rechnung.
• „Mich betrifft das erst 2028." Beim Senden vielleicht. Das Empfangen musst du seit 2025 können.
• „Privatkunden sind auch dabei." Nein, die Pflicht gilt nur im B2B-Bereich.
• „Als Kleinunternehmer muss ich später E-Rechnungen ausstellen." Nein — vom Ausstellen sind Kleinunternehmer dauerhaft befreit. Nur empfangen musst du können.
• „Ich kann die XML einfach ausdrucken und ablegen." Aufbewahrt werden muss das Originalformat, nicht der Ausdruck.

Wenn du unsicher bist, ob deine bestehenden Rechnungen formal sauber sind, kannst du sie mit unserem kostenlosen Rechnung-Prüfen-Tool gegen die Pflichtangaben checken — das ist die Grundlage, auf der jede E-Rechnung aufbaut.

Wie Tavenlo dir hilft

Tavenlo erzeugt deine Rechnungen direkt im ZUGFeRD-Format, prüft alle Pflichtangaben vor dem Export und archiviert die Originaldatei revisionssicher — du schreibst einen Satz, das Format passt sich der gesetzlichen Lage an. So bist du auf 2027 und 2028 vorbereitet, ohne dich selbst durch XML-Schemata arbeiten zu müssen.