Rechnung schreiben als Freelancer — die Pflichtangaben-Checkliste 2026

Eine Rechnung ist schnell geschrieben — und schnell falsch. Fehlt eine Pflichtangabe, kann dein Kunde im schlimmsten Fall den Vorsteuerabzug verlieren, und du bekommst die Rechnung zurück. Dieser Artikel listet alle Pflichtangaben nach § 14 UStG auf, erklärt den Sonderfall Kleinbetragsrechnung und zeigt die häufigsten Fehler.

Die 9 Pflichtangaben nach § 14 UStG

Jede Rechnung über mehr als 250 € (brutto) muss in Deutschland diese Angaben enthalten:

1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (also von dir)
2. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers (dein Kunde)
3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
4. Ausstellungsdatum der Rechnung
5. Fortlaufende Rechnungsnummer — einmalig vergeben, lückenlos
6. Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung
7. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (das Leistungsdatum) — auch wenn es dem Rechnungsdatum entspricht
8. Das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt (Nettobetrag) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung
9. Anzuwendender Steuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag — oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Merksatz: Wer, an wen, was, wann, wie viel, wie viel Steuer — plus Nummer und Datum.

Der Sonderfall: Kleinbetragsrechnung (bis 250 €)

Liegt der Bruttobetrag bei höchstens 250 €, gelten Erleichterungen (§ 33 UStDV). Dann reichen:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der Leistung
• Bruttobetrag und darin enthaltener Steuersatz (bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung)

Empfänger, Steuernummer, fortlaufende Nummer und getrennter Steuerausweis sind nicht zwingend. In der Praxis empfehlen wir trotzdem, vollständig zu fakturieren — saubere Belege ersparen Rückfragen.

Eine wichtige Ausnahme: Die Erleichterung gilt nach § 33 Satz 3 UStDV nicht für innergemeinschaftliche Lieferungen (§ 6a UStG), Fernverkäufe (§ 3c UStG) und Reverse-Charge-Fälle (§ 13b UStG). In diesen Fällen brauchst du immer alle Pflichtangaben — auch wenn der Betrag unter 250 € liegt.

Kleinunternehmer: was sich ändert

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus. Statt Steuersatz und -betrag gehört dann ein Hinweis auf die Steuerbefreiung auf die Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 regelt § 34a UStDV den Inhalt einer Kleinunternehmer-Rechnung ausdrücklich; ein deutlicher Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer genügt, zum Beispiel:

Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet (Kleinunternehmerregelung).

Mehr dazu im Artikel Kleinunternehmer-Rechnung richtig schreiben.

Häufige Fehler

• Leistungsdatum vergessen. Der häufigste Fehler. „Datum = Rechnungsdatum" reicht nicht; der Leistungszeitpunkt muss genannt sein (ein Monat genügt, z. B. „Leistung im Mai 2026").
• Rechnungsnummer doppelt oder mit Lücken. Die Nummer muss fortlaufend und einmalig sein. Ein sauberes Format wie RE-2026-001 hilft.
• Steuersätze nicht aufgeschlüsselt. Bei gemischten Sätzen (z. B. 19 % und 7 %) muss der Steuerbetrag pro Satz ausgewiesen werden.
• Unvollständige Anschrift des Empfängers — gerade bei neuen Kunden.
• Reverse-Charge-Hinweis fehlt bei EU-Geschäftskunden. Siehe Reverse-Charge einfach erklärt.

Die Checkliste auf einen Blick

So musst du das nie wieder auswendig wissen

Tavenlo prüft alle diese Pflichtangaben automatisch, bevor eine PDF entsteht. Fehlt etwas, sagt dir Tavenlo konkret was — bevor die Rechnung beim Kunden landet. Du schreibst einen Satz, den Rest übernimmt das Tool.