USt-IdNr. oder Steuernummer auf der Rechnung?

Auf fast jeder Rechnung steht entweder eine Steuernummer oder eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) — und viele Selbständige sind sich unsicher, welche davon eigentlich hingehört. Die kurze Antwort: Für eine normale Inlandsrechnung reicht jede von beiden. Sobald du aber an Geschäftskunden im EU-Ausland fakturierst, führt an der USt-IdNr. kein Weg vorbei. Hier erfährst du den Unterschied, was § 14 UStG verlangt, wie du die USt-IdNr. kostenlos bekommst und warum sie auch aus Datenschutzgründen die bessere Wahl ist.

Steuernummer vs. USt-IdNr. — was ist der Unterschied?

Beide Nummern identifizieren dich gegenüber dem Finanzamt, aber sie haben unterschiedliche Aufgaben und sehen auch verschieden aus.

Die Steuernummer ist die „alltägliche" Nummer, unter der dein Finanzamt deinen Fall führt. Die USt-IdNr. ist eine EU-weit eindeutige Kennung, mit der Unternehmen im Binnenmarkt prüfen können, dass du tatsächlich umsatzsteuerlich registriert bist.

Welche Nummer gehört auf die Rechnung?

§ 14 Abs. 4 UStG nennt als Pflichtangabe „die dem leistenden Unternehmer erteilte Steuernummer oder die ihm erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer". Das oder ist hier entscheidend:

• Für eine normale Rechnung im Inland reicht eine der beiden Nummern. Du musst nicht beide angeben.
• Du darfst natürlich beide angeben — nötig ist es nicht.

§ 14 UStG verlangt Steuernummer oder USt-IdNr. — nicht beide. Eine genügt.

Welche du wählst, ist also in den meisten Fällen dir überlassen. Es gibt aber zwei Situationen, in denen die USt-IdNr. nicht nur erlaubt, sondern verpflichtend ist.

Wann die USt-IdNr. Pflicht ist: EU-Reverse-Charge

Stell dir vor, du erbringst eine Leistung an einen Geschäftskunden in einem anderen EU-Land — etwa Webentwicklung für eine Firma in Österreich oder Beratung für ein Unternehmen in den Niederlanden. Dann greift in der Regel das Reverse-Charge-Verfahren: Du stellst ohne deutsche Umsatzsteuer in Rechnung, und der Kunde versteuert die Leistung in seinem Land selbst.

Damit das funktioniert, müssen auf der Rechnung stehen:

• deine eigene USt-IdNr.
• die USt-IdNr. deines Kunden
• ein Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge)

Eine bloße Steuernummer reicht hier nicht — beide Parteien brauchen ihre USt-IdNr. Mehr zum Ablauf und zur korrekten Formulierung findest du im Artikel Reverse-Charge einfach erklärt.

Was du außerdem nicht vergessen solltest

Wer regelmäßig innergemeinschaftliche Leistungen abrechnet, muss diese in der Regel zusätzlich in der Zusammenfassenden Meldung (ZM) ans BZSt übermitteln. Das ist eine eigene Meldepflicht und hat mit der Rechnung selbst nichts zu tun — aber sie hängt direkt an der USt-IdNr.

Wie du eine USt-IdNr. bekommst

Die gute Nachricht: Die USt-IdNr. ist kostenlos und meist schnell zu haben.

1. Beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) beantragen — online über das Formular auf bzst.de. Du brauchst dafür deine Steuernummer und das zuständige Finanzamt.
2. Oder direkt bei der Gründung: Wenn du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung bei ELSTER ausfüllst, kannst du die USt-IdNr. dort gleich mitbeantragen.
3. Bearbeitung: In der Regel dauert es ein paar Tage bis wenige Wochen, dann kommt die Nummer per Post.

Ein wichtiger Sonderfall: Kleinunternehmer nach § 19 UStG (Umsatzgrenzen seit 2025: 25.000 € im Vorjahr / 100.000 € im laufenden Jahr) können ebenfalls eine USt-IdNr. beantragen. Sobald du an EU-Geschäftskunden lieferst oder von ihnen Leistungen beziehst, brauchst du sie sogar — trotz Kleinunternehmerstatus. Was sich für Kleinunternehmer sonst noch ändert, steht in der Kleinunternehmer-Rechnung.

Der Datenschutz-Grund: lieber USt-IdNr. als Steuernummer

Es gibt noch ein praktisches Argument, das oft übersehen wird. Aus deiner Steuernummer lassen sich Rückschlüsse ziehen — sie verrät unter anderem dein zuständiges Finanzamt und damit grob deinen Standort. Da Rechnungen oft weitergereicht, kopiert oder online geteilt werden, gibst du mit der Steuernummer mehr über dich preis, als nötig ist.

Die USt-IdNr. ist demgegenüber eine reine Identifikationsnummer ohne diesen Informationsgehalt. Sie ist genau dafür gedacht, öffentlich auf Rechnungen, im Impressum und auf der Website zu stehen.

Deshalb die einfache Empfehlung:

• USt-IdNr. beantragen (kostenlos, einmaliger Aufwand)
• auf allen Rechnungen die USt-IdNr. verwenden statt der Steuernummer
• die Steuernummer für die Kommunikation mit dem Finanzamt reservieren

So bist du für EU-Geschäfte vorbereitet, hältst dein Impressum sauber und gibst nicht unnötig Daten preis.

Kurz zusammengefasst

• Inlandsrechnung: Steuernummer oder USt-IdNr. genügt — eine reicht.
• EU-B2B / Reverse-Charge: USt-IdNr. ist Pflicht, deine und die des Kunden, plus Reverse-Charge-Hinweis.
• Beantragung: kostenlos beim BZSt oder direkt über ELSTER bei der Gründung.
• Empfehlung: aus Datenschutzgründen überall die USt-IdNr. nutzen.

Ob deine Rechnung wirklich alle Pflichtangaben enthält, kannst du mit unserem kostenlosen Rechnung-prüfen-Tool checken — und die komplette Liste findest du in der Pflichtangaben-Checkliste.

Mit Tavenlo musst du dir das alles nicht merken: Du hinterlegst deine USt-IdNr. einmal, und das Tool setzt sie automatisch korrekt auf jede Rechnung — bei EU-Kunden inklusive Reverse-Charge-Hinweis und Prüfung, ob die USt-IdNr. deines Kunden vorhanden ist.