Kleinunternehmer-Rechnung: Muster + was rein muss (§ 19 UStG)

Als Kleinunternehmer schreibst du Rechnungen fast wie alle anderen — mit einem entscheidenden Unterschied: keine Umsatzsteuer, dafür ein bestimmter Hinweis. Fehlt der, oder rechnest du versehentlich doch Steuer drauf, gibt es Ärger mit Finanzamt und Kunde. Hier liest du, was sich konkret ändert, welcher Satz auf die Rechnung gehört, wo die Grenzen 2025 liegen — und siehst ein vollständiges Muster.

Was eine Kleinunternehmer-Rechnung anders macht

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG befreit dich davon, Umsatzsteuer auszuweisen und ans Finanzamt abzuführen. Das hat zwei praktische Folgen für deine Rechnung:

• Kein Umsatzsteuer-Ausweis. Du nennst nur den Nettobetrag — der gleichzeitig dein Endbetrag ist. Keine Zeile „zzgl. 19 % USt", kein Steuerbetrag.
• Kein Vorsteuerabzug für deinen Kunden. Weil keine Steuer ausgewiesen ist, kann dein Kunde aus deiner Rechnung auch keine Vorsteuer ziehen. Für Privatkunden egal, für Geschäftskunden ein Detail, das sie kennen.

Im Gegenzug bist du als Aussteller verpflichtet, auf den Grund hinzuweisen. Das ist der eine Satz, der jede §-19-Rechnung von einer normalen unterscheidet.

Der Pflichthinweis — und wie er formuliert sein muss

Es gibt keinen amtlich vorgeschriebenen Wortlaut, aber der Hinweis muss klar auf § 19 UStG verweisen. Bewährt und rechtssicher ist zum Beispiel:

Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet (Kleinunternehmerregelung).

Andere übliche Varianten: „Kein Ausweis von Umsatzsteuer aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)" oder „Im ausgewiesenen Betrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten." Wichtig ist nur: Der Paragraf wird genannt und der Grund ist eindeutig. Seit der Reform 2025 spricht § 19 UStG selbst von einer Steuerbefreiung für Kleinunternehmer — und § 34a UStDV verlangt genau einen Hinweis auf diese „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (§ 19 UStG)". Das Wort „steuerfrei" ist damit nicht falsch; entscheidend ist allein, dass der Bezug zu § 19 UStG erkennbar bleibt. Ein nacktes „steuerfrei" ganz ohne Paragrafen-Bezug solltest du trotzdem vermeiden — das ist zu unbestimmt.

Was trotzdem auf die Rechnung muss

Seit dem 1.1.2025 richten sich die Pflichtangaben einer Kleinunternehmer-Rechnung nach dem eigenen § 34a UStDV — nicht mehr nach dem vollen Katalog des § 14 UStG. Das ist eine echte Erleichterung: Ein paar Felder, die in einer normalen Rechnung Pflicht sind, kannst du als Kleinunternehmer weglassen. Diese Angaben braucht deine Rechnung:

Du brauchst also weniger als bei einer normalen Rechnung: Die beiden Steuerzeilen fallen weg, der § 19-Hinweis kommt dazu — und eine fortlaufende Rechnungsnummer sowie ein separates Leistungsdatum sind nach § 34a UStDV nicht mehr zwingend. In der Praxis bleibt eine durchgehende Rechnungsnummer trotzdem sinnvoll: Sie hält deine Buchhaltung sauber und erleichtert dir die Zuordnung. Die komplette Liste der allgemeinen Rechnungs-Pflichtangaben findest du in der Pflichtangaben-Checkliste. Bei Rechnungen bis 250 € brutto gelten zusätzlich die Erleichterungen für Kleinbetragsrechnungen.

Die Grenzen 2025: 25.000 € und 100.000 €

Seit 2025 gelten neue Schwellen. Du darfst die Kleinunternehmerregelung nutzen, wenn:

• dein Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat, und
• dein Umsatz im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt.

Maßgeblich ist der tatsächliche Umsatz, nicht der Gewinn. Im Gründungsjahr gibt es kein Vorjahr — hier kommt es allein darauf an, dass dein tatsächlicher Umsatz die 25.000 € nicht überschreitet; eine Hochrechnung auf zwölf Monate ist nach der Neuregelung nicht mehr nötig (Stand 2026). Überschreitest du die 25.000 € im Gründungsjahr, rutschst du ab diesem Umsatz in die Regelbesteuerung.

Faustregel: 25.000 € rückwärts, 100.000 € vorwärts. Reißt du eine der beiden, kippst du in die Regelbesteuerung.

Wann du in die Regelbesteuerung rutschst

Das ist der Punkt, an dem viele stolpern. Die 100.000-€-Grenze wirkt unterjährig und sofort: Sobald dein laufender Jahresumsatz diese Marke überschreitet, ist genau dieser Umsatz — und alles danach — umsatzsteuerpflichtig. Anders als früher gibt es keinen Bestandsschutz bis Jahresende. Ab dem Umsatz, der die Grenze sprengt, weist du also normal Umsatzsteuer aus (19 % Regelsatz, 7 % ermäßigt).

Die 25.000-€-Vorjahresgrenze wirkt dagegen zum Jahreswechsel: Lag dein Vorjahresumsatz darüber, bist du das ganze folgende Jahr regelbesteuert. Behalte deinen Umsatz also laufend im Blick, nicht erst beim Jahresabschluss.

Muster: so sieht eine § 19-Rechnung aus

Lisa Berg · Webdesign
Musterstraße 1 · 10115 Berlin
Steuernummer: 30/123/45678

Rechnung an:
Café Nord GmbH
Hafenweg 7 · 20457 Hamburg

Rechnungsnummer: RE-2026-014
Rechnungsdatum:  28.06.2026
Leistungszeitraum: Juni 2026

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Pos.  Leistung                          Betrag
1     Gestaltung Landingpage            1.200,00 €
2     Einrichtung Kontaktformular         180,00 €
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                       Gesamtbetrag    1.380,00 €

Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet
(Kleinunternehmerregelung).

Zahlbar bis 12.07.2026 auf:
DE00 0000 0000 0000 0000 00 · Verwendungszweck RE-2026-014

Beachte: Der Gesamtbetrag ist der Endbetrag. Keine „Netto/Brutto"-Spalte, keine Steuerzeile — nur der § 19-Hinweis darunter. So bleibt die Rechnung sauber und für deinen Kunden eindeutig. Rechnungsnummer und Leistungszeitraum sind seit 2025 zwar nicht mehr Pflicht, hier aber bewusst mit aufgenommen — sie schaden nie und halten deine Ablage übersichtlich.

Du bist unsicher, ob deine Rechnung alle Pflichtangaben erfüllt? Wirf sie durch unseren kostenlosen Rechnungs-Check — er sagt dir in Sekunden, was fehlt.

So nimmt dir Tavenlo das ab

Bei Tavenlo hinterlegst du einmal „Kleinunternehmer nach § 19" — danach setzt jede Rechnung automatisch den richtigen Hinweis, lässt die Steuerzeilen weg und prüft alle Pflichtangaben, bevor das PDF entsteht. Du schreibst einen Satz, der Rest passt.